Gibt es den richtigen Zeitpunkt zur Zertifizierung?

von Monika Pohlkamp, MFA und Qualitätsmanagerin, Sendenhorst

Ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) in der Arztpraxis einzuführen, ist seit dem ­1. Januar 2010 Pflicht. Mittlerweile haben auch viele Praxisinhaber den Sinn und Nutzen eines funktionierenden QMS erkannt und setzen es lebendig in ihrer Praxis um. Und obwohl das Gesetz bisher keine Verpflichtung vorgibt, sich zertifizieren zu lassen, streben immer mehr Praxen eine Zertifizierung an – aus gutem Grund!

Der Lohn der Arbeit: Das Zertifikat

Gerade weil es einiges an Geld und Aufwand gekostet hat, bis das QMS in der Praxis eingeführt war, möchten viele Praxen wissen, ob das Ergebnis für eine Zertifizierung reicht. Noch ist es zwar so, dass es keinen direkten finanziellen Vorteil bringt, wenn eine Praxis ein Zertifikat vorzeigt. Dennoch sollte sich jede Praxis genau überlegen, ob sie auf den Imagegewinn verzichten kann.

Denn seit geraumer Zeit wird es immer wichtiger, die eigene Praxis auch nach außen gut darzustellen. Patienten informieren sich im Internet immer genauer, ob die ausgewählte Praxis auch den von ihnen gewünschten Ansprüchen gerecht wird.

Über kurz oder lang wird es immer wichtiger werden, ein zertifiziertes QMS nachweisen zu können. Sei es, weil die Kostenträger immer mehr Direktverträge mit den Ärzten abschließen oder weil große Medicalcentren oder Krankenhäuser es fordern, um überhaupt mit ins Boot genommen zu werden.

Was muss eine Praxis tun, um ein Zertifikat zu bekommen?

Vor der eigentlichen Zertifizierung muss sich die Praxisleitung entscheiden, nach welchem System sie sich zertifizieren lassen möchte. Die DIN EN ISO 9001-2008 ist sicher der Favorit, denn alle anderen Systeme (KPQM der KV Westfalen-Lippe, Qu.no der KV Nordrhein oder QEP der KBV) sind von der DIN abgeleitet und auf dieser Basis speziell für Arztpraxen ausgearbeitet worden. Wer also sein QMS nach der DIN EN ISO aufgebaut hat, hält den Anforderungen der anderen Systeme problemlos stand.

Praxishinweis

Bauen Sie Ihr QMS nach den Normenkapiteln der DIN EN ISO 9001-2008 auf und werden somit jedem System gerecht. So können Sie sich mit der Entscheidung, nach welchem System Sie sich zertifizieren lassen wollen, noch Zeit lassen, sind aber trotzdem in der Lage, bei Bedarf schnell zu reagieren und die Anforderungen umzusetzen.

Die Entscheidung ist auch eine Geldfrage. Die Kosten schwanken zwischen 750 und 2.500 Euro für die Zertifizierung und je nach System kommen weitere Kosten für jährliche Überwachungsaudits und alle drei Jahre eine Rezertifizierung dazu. Die Praxisleitung muss zudem die Ressourcen für die laufenden Kosten eines funktionierenden QMS immer im Auge behalten. Konkret heißt dies vor allem, dass ihre Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) genügend Zeit für die kontinuierlich notwendigen Verbesserungen und Überarbeitungen des Qualitätsmanagement-Handbuchs bekommt.

Hinzu kommen eventuell Kosten für einen externen Berater und regelmäßig eingeplante interne Audits, die in einem Jahresplan festgelegt sein sollten. Und ganz wichtig ist die jährliche Managementbewertung, die von der Praxis­leitung erstellt werden muss. Hier kann die QMB der Praxisleitung im Vorfeld zwar schon einiges zuarbeiten, sie bleibt am Ende aber Chefsache.

Ohne Audits geht nichts!

Audits dienen dazu, dass bisher erarbeitete QMS auf seine Eignung zu überprüfen. Es handelt sich dabei in erster Linie um den Abgleich der eigenen Vorgehensweise mit den Vorgaben des jeweiligen QM-Systems. Ein Muss ist natürlich die Beachtung der Grundelemente, die in der Richtlinie des G-BA dokumentiert sind.

Wird eine Zertifizierung angestrebt, kommen externe Auditoren oder auch Visitoren in die Praxis und machen nichts anderes, als die Angaben, die Sie in Ihrem QM-Handbuch dokumentiert haben, mit den jeweiligen Vorgaben zu vergleichen. Sollten hierbei Abweichungen erkennbar werden, wird genau dies auch bemängelt. Je nach System werden die Abweichungen unterschiedlich bewertet. Der externe Auditor/Visitor führt dazu ein Protokoll, aufgrund dessen er im Anschluss einen Auditbericht erstellt. Hierin werden eventuelle Abweichungen genau erläutert. Falls es sich nur um geringe Abweichungen handelt, hat die Praxis in der Regel die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen und dem Auditor diese nachzureichen. Bei größeren Abweichungen kommt es in der Regel zu einem Nach-Audit. Erst dann wird entschieden, ob es zur Zertifizierung reicht oder ob diese abgelehnt wird.

Zeigen Sie, dass Sie eine leistungsstarke Praxis sind

Mit dem Zertifikat zeigen Sie sowohl Ihren Patienten als auch Ihren Kollegen, dass Sie eine leistungsstarke Praxis sind, in der das Wort Qualität groß geschrieben wird – zum Wohle der Patienten und der Mitarbeiter.